华熠:质量管理之内部质量审核法

   一．内部质量审核的背景要求 

ＩＳＯ标准要求供方应建立全面的内部质量审核制度，以验证质量活动是否符合标准并达到了质量体系的总体要求。 

组织客户或潜在客户也会定期或不定期对供应商进行质量管理体系审核或第三方质量管理体系审核，以验证或把握供方质量管理活动是否符合ISO质量管理体系要求，供方能否提供质量良好、稳定、符合客户要求的产品或服务。 

单位或组织自身也应建立内部质量审核体系，以保证组织质量管理体系运作符合ISO标准要求，为产品或服务稳定、良好的质量水准提供管理体系基础。
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   二． 内部质量审核的注意事项 

在内部审核期间，为纠正不足或查出不合格品，需要建立一个管理体系。审核不应采取突然检查的形式，因为这种形式会使被审核部门的人员认为审核会把不合格的责任归咎于他们，而不提供真实的资料或应该的配合。
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应该强调，质量体系应使所有与质量相关的运作有高度透明性。因此，质量审核应是事先计划好，并客观地给出书面文件的活动，也是所有与质量相关的情况交流。由于内部质量审核对管理水平是一种挑剔的检查，所以消除所有管理人员的顾虑是特别重要的。应该清楚，审核是一种改善体系的方法。这种方法对体系的人员来说，应既能促使他们在自己的职责范围内发现问题，又能促使他们提出改进建议。?
 
三、内部质量审核的步骤及方法 

   1．内部质量审核计划 

    质量审核通常由质量保证部门计划和组织。审核的质量体系要素应与计划程序表一致。 

质量审核的频次将取决于体系贯彻的进展,另外结合组织中长期目标或重大管理活动来进行,如对组织生存发展具有重要意义的客户对供方实施质量审核前突击进行内部质量审核。? 

    最初阶段，质量审核需经常进行，约每季度一次。一旦体系已较好地建立，一年审核一次可认为是合适的。一般质量管理部门会在第一年年底根据明年组织整体目标或质量目标制订第二年的质量审核计划，并经过主管部门批准。为使关键部门(如制造部门)的质量体系能成功地运行，审核可较其他部门(如市场和人力资源部门)的次数多一些。?
 
    2．审核员的组成? 

    质量审核的效力效果，很大程度依靠审核人员的经验与技能。一个正式的质量审核方案需要一个审核员小组，这个小组应由精心挑选的质量管理人员辅助其他部门的资深管理人员组成。他们应客观、诚实、具备分析处置问题的能力并有良好而得体的人际关系。在挑选之后，应通过相关的ISO质量体系课程培训。必要时组织可组织内部审核员进行ISO体系外部培训，合格者给予正式的内部质量审核员证书。内部审核员平时在各自的部门工作，但具有推动各自部门建立或日常管理符合质量管理体系的职责。? 

   3．质量审核的准备? 

    既然质量审核是质量体系的一个主要的因素，那么，它必须依靠标准程序和训练。首先，应在审核小组的指导下制作一个规范化的程序表。这个程序表应是按照质量标准的各种条款得出的报告，并根据产品的性质、制造体系和公司的组织结构制作。? 

    在审核手册里应清楚地说明审核程序。第一步是审核小组的组成。审核小组应由区别于被审核方的其他部门的人员组成。小组的组成和审核的程序应预先决定并告知有关方面，包括被审核部门，应将与审核程序有关的事项通知他们。
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    对于车间分布在不同地方的大公司的审核，被审核的部门应在审核开始前，向审核组提供其进行质量保证活动方面的报告。这样的报告可以缩短审核组收集数据方面所花费的时间。 

?  4．质量审核的实施? 

    实际的审核应从了解被审核领域的管理简况开始。在首次会议期间，审核的方法、审核的范围和一些必要的需行政管理方面配合的事项要明确。审核期间，被审核的各部门必须陪同审核小组，以使审核过程能顺利完成。在审核运行开始之前，审核小组应通晓各部门程序及有关的情况，如可能，应审核一下以前的审核报告。在对现实运行做评价时应了解以前审核时发现的不合格项目是否已正常关闭。
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    审核小组一开始就应使用标准规范的审核表，但也不局限于验证表上的审核点。审核应寻求一个普遍规则：? 

    (1)确定文件控制程序和指令是否符合标准的要求。? 

    (2)验证程序和指令是否已贯彻。因此，作为与验证质量相关活动所产生的数据和记录应按照指定的程序去调查。除此以外，审核员应找一个点与实际操作人员对话，以了解他们是否明白操作程序和规程，并认真地遵循了。审核员可以观察正在开展的工作，看这些工作是否符合指定的规范和程序。应鼓励操作人员提出按体系要求操作带来的问题或困难。
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    (3)对产品是否满足客户的需求进行评价，有时也是对产品审核。因此，最后决定产品的选择和产品记录的可追溯性，应看有关的操作和检验记录是否正确，材料投入是否符合标准和规范。审核员可询问产品的可靠性是否按指定的方法检验并得到证实，如经核实，则应同意这些项目通过检查。?
 
    无论何时，一个审核员在观察体系不合格项时，应仔细地核实所有有关的证据，并对不合格项或缺陷的全部细节予以记录。同样，对采用的纠正措施也应予记录。这样的观察应与被审核部门的代表联系，使其了解不合格项的验证和观察图表的记录，避免过后争论。审核报告应记录所有按照程序操作的实例，同样也应记录不符合项。这样形成的一个较为全面的报告，比直接否定的报告更真实。后者仅仅会产生对审核体系的抵制和不满。? 

? 5. 质量审核报告 

    审核结束前的末次会议，应掌握对被审核部门评审结论的管理，需要时，可让审核部门作进一步说明。同样，还应讨论恰如其分的纠正措施及实施纠正预防措施时间期限。这些内容都应编入由审核小组设计，被审核部门领导认可的审核报告中。通常的审核报告应包括下列资料：? 

    (1)报告标题、数据和其他鉴定资料。
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    (2)审核小组组成的详细情况。
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    (3)基本资料，例如：审核的目的、范围、日期和审核的程序，审核活动和被审核部门的简介。? 

    (4)调查或观察结果摘要，例如，对被审核部门贯彻质量方针有效性方面的所有结论，以及他们在产品质量方面取得的成效。?
 
    (5)特殊的调查。不合格项的详细情况应随着建议采用的纠正措施一起阐明。?? 
    6.跟踪监督? 

    质量保证部门是经常性地组织内部质量审核的部门，它也有管理与落实审核报告的责任。审核小组领导收到的审核报告，应给公司管理评审的主管者一份副本，同时被审核部门也应存有副本。落实措施按下述内容进行：?
 
    (1)有一份对被审核部门提出申请审核的报告的书面答复。?
 
    (2)对答复的恰当评价。? 

    (3)验证采用纠正措施的进度表及完成情况。
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    (4)对防止不合格项再发生的纠正措施的评述。
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    跟踪监督可以由书面通知、修改的评审文件和贯彻报告之后再审核的日期等组成。负责跟踪监督的人员应对采用纠正措施后仍未解决的情况定期评审，对遗留问题处理的结果予以关注。? 

    质量审核报告的摘要应定期送给上级管理部门，把它作为质量体系评审的重要依据。摘要可以特别强调重新出现不合格项的因素、经常出现不合格项的区域、活动和过程，以及纠正措施的建议等。
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  7.质量审核记录归档保存? 

    下列审核记录应由审核小组领导和审核部门保存：? 
    (1)审核通知和审核计划。? 
    (2)空白审核核查表。? 
    (3)审核报告和以前的备忘录。? 
    (4)给被审核部门的书面答复。? 
    (5)审核报告的落实情况。? 
    下面的工作记录也可以由组织质量审核的责任部门保存：? 
    (1)审核者和审核者领导的鉴定记录。? 
    (2)完成审核的核查表和审核人员的工作文件。? 
    (3)各方面的合格性叙述。? 
    (4)每年的审核计划和修正计划。? 
    (5)每季度的审核程序表。? 
    (6)所用的审核程序。?

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